Les enjeux étaient de :
- Produire des données consolidées par client.
- Apurer les comptes de liaison avec la comptabilité générale quotidiennement.
- Réduire les coûts d’impression des états papier.
Ce projet a impacté :
- Directement : l'ensemble des agences en métropole et dom-tom.
- Indirectement : les 26.000 points de vente finaux des 75 enseignes nationales clientes.
L'objectif du projet a été de concevoir et mettre en oeuvre le système de comptabilisation des flux automatiques et des événements de gestion manuels, passés :
- D'une part entre la filiale et ses clients institutionnels (grandes enseignes françaises).
- D'autre part, entre ces grandes enseignes et leurs propres clients, avec le niveau de détail le plus fin.
Les solutions sur mesure ont porté sur :
- La consultation de compte.
- La saisie des opérations diverses.
- Le suivi des affaires contentieuses.
- La consultation de balances comptables, en détail et récapitulatives.
- Des relevés mensuels de TVA.
Notre client était son propre éditeur. Nous avons utilisé les méthodes de gestion de projet d'ingénierie logicielle, pour lotir le projet et suivre un cycle de vie projet classique (faisabilité - réalisation - accompagnement du changement).
Nous avons commencé par définir les besoins des utilisateurs de comptabilité auxiliaire et de comptabilité générale. Cela a donné lieu à la rédaction d'un cahier des charges avec :
- Identification de 35 événements de gestion élémentaires.
- Proposition de schémas comptables avec création de nouveaux comptes.
- Maquettage d'une trentaine d'écrans et de la cinématique associée.
Le travail a été poursuivi avec la rédaction et la validation d'une dizaine de spécifications fonctionnelles détaillées.
Une douzaine de campagnes de recette a ensuite fiabilisé les applications (plans de tests, jeux d'essai, préparation des environnements de recette), jusqu'à la production des PV de recette, et mises en production.
Une attention particulière a été portée à la phase d'accompagnement du changement, qui a donné lieu à la formation continue pendant 2 mois d'une centaine d'utilisateurs, et à la production de :
- 8 aides en ligne.
- Plusieurs plans de formation.
- 4 modules de formation, avec exercices.
RESULTATS :
Les 8 applications composant le pack applicatif ont été déployées progressivement sur 470 postes de travail, pendant les 2 ans du projet.
120 utilisateurs clés ont été formés, ainsi que plusieurs gestionnaires d'application.
La comptabilisation des opérations a été totalement automatisée, dimensionnée pour plusieurs millions d'écritures par an, et avec solde quotidien des comptes de liaison.
170 états papier ont été remplacés par ce pack de 8 applications et 3 nouveaux états dont un nouveau relevé bancaire.
